Hacerse autónomo por primera significa dar los pasos que marcarán el inicio de la viabilidad de tu idea de negocio, así como tus futuras obligaciones. Los trámites te pueden llevar mucho tiempo si no sabes cómo hacerlo. Y por eso queremos explicarte en este artículo los requisitos y consejos clave para entender qué tienes que hacer.

¿Cuándo darse de alta como autónomo?

En nuestro artículo Claves para facturar sin ser autónomo te hacemos cuatro preguntas muy sencillas para saber si tienes que darte de alta como autónomo:

1. ¿Vas a ejercer una actividad habitual?
2. ¿Es una actividad personal?
3. ¿Es directa?
4. ¿Te van a pagar por ella?

Los cuatro ‘síes’ indican que ha llegado el momento de hacerse autónomo por primera vez.

¿Cómo hacerse autónomo por primera vez?

Has decidido hacerte autónomo por primera vez, ya tienes claro cómo vas a ejercer tu actividad. Saber el dónde la ejercerás (desde casa o en un local) te ayudará a tomar decisiones como qué modelo debes presentar para darte de alta en la Agencia Tributaria, la forma en que vas a tributar y la cuota de autónomos que pagarás.

Paso 0: obtén tu certificado digital para poder tramitar tu alta de autónomos online

Existen varios tipos de certificados digitales, pero los que te van a hacer falta en algún momento u otro de tu alta o gestión como autónomo son:

• El certificado digital de persona física de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre

• Sistema Cl@ve permanente

• Certificados asociados a tu DNI electrónico. Si cuentas con un lector de DNI electrónico, asegúrate de que tienes actualizadas las claves de acceso y los certificados para operar con él.

Paso 1: Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

Se realiza en la Agencia Tributaria. Para gravar el ejercicio de tu actividad profesional, es necesario que conozcas tu epígrafe o código de actividad profesional: este determinará cómo tienes que facturar y qué declaraciones trimestrales tienes que presentar. Para hacer el acta censal y opción del régimen fiscal en la Agencia Tributaria deberás completar el Modelo 036, donde indicarás qué actividad vas a realizar, el régimen de IVA e IRPF, retenciones, etc. 

Elige bien tu epígrafe del IAE, porque un simple error al registrarte puede acarrear serias consecuencias.

Paso 2: Alta en la Tesorería de la Seguridad Social

La afiliación al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA) es lo que verdaderamente implica que estás dando el paso para hacerte autónomo por primera vez. Tienes que realizar esta alta antes del alta censal en la Agencia Tributaria o el mismo día. Te pedirán el Modelo 036, tu DNI y el modelo TA521/1 de alta en el RETA.

Al pagar esta cuota estás gestionando tu derecho a recibir una pensión en el futuro, y prestaciones como las de incapacidad temporal, enfermedad laboral, accidente de trabajo, cese de actividad, etc.

El orden de los pasos al hacerte autónomo por primera y sucesivas veces es importante

Tienes que gestionar tu alta en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social el mismo día, o bien inscribiéndote en Hacienda con una fecha posterior al día en que vayas a darte de alta en el RETA. Estos trámites son gratuitos, aunque siempre puedes contratar a una asesoría para que te gestione el hacerte autónomo por primera vez.

Bonificaciones por hacerte autónomo por primera vez

En tu primera alta puedes acogerte a la tarifa plana: durante los primeros 24 meses como autónomo podrás beneficiarte de bonificaciones en el pago de tu cuota de autónomos a la Seguridad Social. Pero existen más tipos de bonificaciones: en la web del SEPE explican con detalle todos los tipos de bonificaciones y reducciones a la Seguridad Social para trabajadores autónomos.

Obligaciones de hacerse autónomo por primera vez 

En realidad, las obligaciones a las que nos vamos a referir son para la primera o siguientes veces en las que te des de alta de autónomo. ¿Qué impuestos debes presentar como autónomo?

• Obligaciones contables y registrales: libro de registro de ingresos y gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos

Como puedes ver, llevar al día la gestión de tus pagos y cobros es esencial. Recuerda que con Bulldoc podrás asegurar el cumplimiento de tus clientes y proveedores sin perder ni tiempo ni dinero.

• Obligaciones fiscales, que implican que tendrás que presentar distintos modelos tributarios. Te indicamos los esenciales:
  • Modelo 130 para el pago fraccionado del IRPF
  • Modelo 303 para la autoliquidación del IVA
  • Modelo 111 de rendimientos del trabajo
  • Modelo 115 de retenciones de alquiler

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Si echamos un vistazo al XII Estudio de la Gestión de Riesgo de Crédito en España elaborado por Iberinform descubriremos que un gran nombre de las empresas encuestadas (una muestra de 600 profesionales) aceptan los impagos hasta un máximo de 90 días. Cabe remarcar que existe una Ley de Morosidad que desde 2013 fija unos plazos máximos de pago en las operaciones comerciales de 60 días para empresas privadas y de 30 días para las Administraciones Públicas. Aun así, hay hasta un 35% de estos profesionales que consideran que un cliente es moroso solamente cuando han pasado hasta 90 días del plazo de vencimiento. El 19% de los encuestados esperan 60 días, el 32% no demora más de 30 días en considerar al cliente moroso y solo un 14% considera que el cliente está en mora si a fecha de vencimiento la factura no ha sido pagada.

La aceptación de la morosidad es un problema cultural que atañe muchos riesgos para las empresas, sobre todo las pymes. En 2019 el 32% de las empresas de la muestra habían sufrido algún impago significativo en el último año. Aunque muchas empresas capean el temporal como pueden asumiendo el incremento de costes financieros (25%) o la pérdida de ingresos (28%), hay un parte de estas que ve amenazada su continuidad (5%). 

Quienes se llevan la peor parte son las pymes. Su menor tamaño les hace más vulnerables pues no tienen los recursos suficientes como para llevar a cabo una buena estrategia de credit management. Sin la figura de este profesional que ayude a acelerar el cobro de las cuentas de los clientes e impedir los impagos. No obstante, para minimizar tanto como sea posible el efecto de los impagos en la empresa, hay una serie de acciones las pymes pueden tomar

Evaluar el riesgo de crédito de cada posible cliente

Cuando tu equipo comercial está haciendo prospección de mercado para encontrar nuevos clientes o proveedores, no sólo se debe evaluar el producto o servicio que pueda ofrecer esta empresa y el beneficio que aporta a tu empresa, sino la solvencia de esta empresa. En cualquier trato comercial, las empresas deberán evaluar el riesgo de crédito es decir si es una empresa con muchas deudas, el tiempo de demora en los cobros y otros indicativos. Para disponer de esta información hay que acudir al Registro Mercantil y comprobar la Cuentas Anuales que haya depositado en los años anteriores y ver si está dentro de alguna “lista negra”. 

Redactar un contrato con las condiciones muy claras

Las relaciones contractuales deben estar bien definidas en los contratos que vinculan a las empresas. Eso incluye, evidentemente, fijar las normas y condiciones de pago. En este sentido, es muy importante indicar el plazo de pago, los mecanismos de cobro y las penalizaciones y recargos en caso de impago, así como los métodos de pago que se van a aplicar. 

Enviar las facturas sin demora

Si quieres que el cliente te pague cuanto antes, apresúrate a enviarle la factura de tus servicios para que pueda hacer el pago en el plazo convenido.   Además, según la Agencia Tributaria, si la Factura es emitida a otro Autónomo o Empresa, el plazo de expedición de la Factura no puede superar al día 16 del mes siguiente al que se ha producido la operación o servicio.

Estudiar el comportamiento financiero del cliente

Cada cliente tiene su historial y deberás hacer un buen seguimiento de éste, mes a mes, para evaluar su comportamiento financiero y poder prever posibles impagos antes de que sucedan. Este histórico constará de una base de datos con todas las facturas emitidas. Hay muchas herramientas que funcionan muy bien y que además te ayudan a determinar la rentabilidad de un cliente.

Enviar recordatorios de pago

Aunque para algunos sea una táctica un poco intrusiva y pesada, es aconsejable que podamos enviar recordatorios de pago los días anteriores a la fecha de pago. No sea que alguno de los clientes se le olvide la fecha límite. Mediante la automatización es fácil poder hacer este seguimiento.

El Comité de riesgos

Todas estas prácticas son el mínimo que cualquier empresa puede -y debe- hacer para controlar bien los pagos de sus clientes y proveedores y reducir el riesgo de crédito. Luego está la figura del Credit Management, quien se preocupa y ocupa de evitar que los impagos de los clientes afecten a las finanzas de la empresa. Es habitual que las grandes empresas dispongan de un Comité de riesgos, un órgano encargado de estudiar las amenazas externas e internas que pueden afectar a la empresa, especialmente en el análisis y toma de decisiones para la gestión de riesgos. Cabe destacar que según el informe de Iberform en el 2019 sólo el 22% de las empresas cuentan con este órgano. 

El Comité de riesgos suele estar compuesto por un gerente de riesgos, quien pone en marcha los acuerdos del comité, el director de finanzas, un auditor interno, que estudia los procesos internos de la empresa para prever cualquier fallo y miembros independientes de otras áreas. Entre todos deberán de:

• Determinar los límites de tolerancia para evitar escenarios de alto riesgo.
• Desarrollar planes de contingencia para situaciones extremes como, por ejemplo, una desaceleración económica.
• Fomentar una cultura corporativa de riesgos. 
• Supervisar las acciones de prevención y el cumplimiento de sus objetivos. 
• Recibir información de los peligros que se enfrentan en cada área de la empresa y determinar los riesgos que puedan asumir.

Tanto sea desde unos mínimos como soportado por un comité de riesgos, la gestión del riesgo de crédito comercial debe ser algo intrínseco, cultural, en todas las empresas, grandes, medianas o pequeñas. No solo como algo a lo que recurrir cuando la morosidad se dispara.

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Ese nuevo cliente por fin ‘ha movido ficha’ y te encuentras a punto de firmar un contrato a medio-largo plazo que va a ayudar a que tu negocio cumpla, de sobras, los objetivos de ingresos para este año. Después de hablarlo con tu equipo, desde contabilidad surge la gran pregunta: ¿sabes si este nuevo cliente es fiable en sus compromisos de pago?

Las cifras de morosidad preocupan. Es cierto que la mayoría de empresas no dejan de pagar a propósito, sino porque realmente no pueden. Aunque tu negocio, que tiene derecho a cobrar, también sufrirá problemas por esta situación. ¿Hay algo que, como acreedor, puedas hacer para asumir menos riesgos y evitar un futuro impago? 

Sí, pero, primero…

¿De qué hablamos cuando hablamos de solvencia de una empresa?

La solvencia es hoy en día un factor determinante para establecer una relación comercial con un nuevo cliente. Podemos definir la solvencia como la capacidad para hacer frente a las deudas que contrae una empresa a corto y largo plazo, considerando todos sus compromisos y recursos. Una empresa es solvente cuando está capacitada para liquidar los pasivos adquiridos cuando vencen, y cuando demuestra que puede conservar esta situación en el futuro.

Un negocio que tenga liquidez es solvente. Pero no todo negocio solvente tiene liquidez. ¿Por qué puede pasar esto? Porque si la liquidez es cumplir con los compromisos de pago, y la solvencia es tener con qué pagarlos, para tener liquidez primero hay que tener solvencia. Si no hay forma fácil de convertir los bienes solventes en efectivo para hacer los pagos, no hay liquidez.

¿En qué tienes que fijarte para medir la solvencia de un cliente?

“Un Lannister siempre paga sus deudas” como criterio y garantía de solvencia no nos sirve. Existen múltiples mecanismos, que parten de analizar verticalmente el balance general de la empresa, sus contabilidades, sus estados financieros, e identificar su capacidad de pago. Tomemos estos tres indicadores como base, teniendo en cuenta que al medir la solvencia queremos medir la capacidad de pago en períodos mayores a doce meses:

1. Solvencia total
2. Firmeza
3. Independencia financiera

Aparte de contemplar estos indicadores para valorar a tu futuro cliente, puedes utilizarlos también para analizar la situación financiera de tu empresa, por supuesto.

Un Lannister puede tardar en cumplir con su promesa, así que necesitas estar prevenido: confía en el seguro de protección jurídica de Bulldoc para profesionales y pymes.

“Genial. ¿Pero cómo puedo conseguir toda esa información para saber si mi cliente es solvente?”

Antes de lanzarte a buscar en Internet, te avanzamos cuál es la principal fuente de información para conocer si tu cliente tiene capacidad para hacer frente a los pagos que contraiga contigo. Está muy a tu alcance, ya que se trata de todo dato que puedas recopilar en los primeros contactos comerciales:

• ¿Qué negocios tiene tu cliente?
• ¿Te ha contado a qué se dedica (productos y/o servicios)?
• ¿Cuál es la estructura de su empresa?
• ¿Has echado un vistazo a sus instalaciones?
• ¿Te has hecho a la idea de cuántos empleados puede tener en plantilla?
• ¿Conoces a alguno de los proveedores con los que trabaja, aunque sean de áreas no afines a tu negocio?

Gestiona la información que obtengas de primera mano sobre tu cliente

Toma nota de toda esta información y tenla organizada de manera que tu base de datos sea tu principal fuente de información para valorar a un cliente. Es posible que varias personas de tu negocio tengan contacto con el futuro cliente o estén recabando la información recurriendo a Internet, contactos en el sector, etc. Por eso es importante que todo aquello que recopiles sobre tu cliente lo hagas con una metodología y formato que permita su consulta y actualización.

Ten en cuenta esto también para toda la información que recabarás de fuentes externas.

Recurre a fuentes de información externas para saber la solvencia de tu cliente

Tus fuentes externas pueden ser los registros públicos, los registros de morosos, o contratar a una empresa especializada para que elabore un informe comercial y de solvencia de tu cliente. ¿Cómo puedes sacar el máximo provecho a estas fuentes y planear tus mecanismos para conocer la solvencia de un cliente?

Registros públicos

• ¿Qué vas a necesitar antes de comenzar la búsqueda? Los datos mínimos son el CIF y la denominación de la empresa. Será un plus si cuentas con el nombre del administrador o administradores, y su(s) DNI
• ¿A dónde acudir? A la web de Registradores de España, del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España. Podrás conseguir información del Registro de la Propiedad, El Registro Mercantil y el Registro de Bienes Inmuebles previo pago.
• ¿Qué información encontrarás? Puedes pedir en el Registro Mercantil información sobre los datos identificativos, el capital social, o las cuentas y libros depositados. Y en el Registro de la Propiedad, notas simples de localización y certificación.

Registros de morosos

• ¿Qué vas a necesitar antes de comenzar la búsqueda? Los ficheros de morosos son fuentes de titularidad privada: vas a tener que contactar con empresas que tengan convenios con los responsables de los ficheros
• ¿A dónde acudir? Para que no te pierdas entre los cientos de archivos de morosos diferentes que existen, te indicamos los tres más importantes para obtener informes de solvencia: el Registro de Aceptaciones Impagadas, el de la Asociación Nacional de Establecimientos Financieros de Crédito, Asnef Equifax, y el de Experian Credit Bureau, Experian Badexcug
• ¿Qué información encontrarás? El primero es el más utilizado como primera línea de evaluación porque se nutre de información que facilitan entidades financieras y de crédito. El segundo incluye también información de empresas de telecomunicaciones y suministros y el tercero suma a la información de los dos primeros la que facilitan aseguradoras o comercios electrónicos.

Informe comercial

• ¿Qué vas a necesitar antes de comenzar la búsqueda? Contactar con una empresa especializada en la elaboración de informes comerciales para que recoja y evalúe la información actualizada mercantil, financiera y de crédito de tu cliente
• ¿A dónde acudir? A Google, para buscar empresas especializadas en informes de solvencia y comerciales, comparar servicios, tarifas, etc.
• ¿Qué información encontrarás? Todo dependerá del servicio que contrates, pero te dará una imagen clara y en profundidad de la empresa en la actualidad, en comparación con años anteriores, para evaluar si su tendencia de negocio es ascendente o no.

La importancia de tener mecanismos para medir la solvencia de una empresa

Conocer el estado financiero de tu cliente te permitirá identificar problemas y anticipar posibles impagos futuros. Es una herramienta de prevención donde es importante que tu departamento contable trabaje, en paralelo, una buena política de gestión de cobros. 

Te servirá para evaluar la relación con tu cliente y tomar las medidas oportunas que beneficien a tu empresa antes de firmar un acuerdo. O, si ya lo firmaste en su momento, mantener la relación comercial con confianza.

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4 soluciones para asegurarte el cobro de una factura Pasos a seguir para cobrar judicialmente una deuda comercial Claves para facturar sin ser autónomo Cuentas incobrables: qué son y qué hacer con ellas

Empezaste a tejer gorros de lana originales después del trabajo como regalo a tus amigos, y por el boca-oreja y tus redes sociales una pequeña tienda te ha hecho una propuesta para personalizar una docena. Haces viñetas de humor en tu blog y un diario online te ha pedido ilustrar un par de artículos. Son solo dos ejemplos de situaciones en las que nos ilusionamos con que los demás se fijen en nuestro talento y lleguen unos pequeños ingresos.

Pero por estos trabajos puntuales las empresas te piden facturarlos, aunque sabes que no va a ser una cosa estable o de un importe que compense el darte de alta como autónomo. Entonces, ¿es posible facturar sin ser autónomo y evitar problemas con la Agencia Tributaria y la Tesorería de la Seguridad Social? Sí, es posible, a pesar de que Hacienda es ambigua con este tema. Te explicamos las claves a continuación.

Cuatro preguntas para saber si puedes facturar sin ser autónomo

La normativa de afiliación al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) indica que debe afiliarse quien realiza de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo, sin tener un contrato de trabajo y aunque utilice el servicio remunerado de otras personas, sea o no titular de empresa individual o familiar.

Teniendo esto en cuenta, hazte estas preguntas:

1. ¿Es una actividad habitual?
2. ¿Es personal?
3. ¿Es directa?
4. ¿Te pagan por ella?

¿La respuesta es ‘sí’ a las cuatro preguntas? Pues entonces deberías afiliarte al RETA y cotizando por este régimen.

Si la respuesta es ‘no’ a alguna de las cuatro preguntas, existen una serie de supuestos en los que no es obligatorio darte de alta como autónomo. Aunque tenemos que dejar claro que hay mucha inseguridad jurídica, vacío legal y muchos dilemas. Por eso hablamos de ‘hacer una factura sin darte de alta como autónomo de la forma más legal posible’.

Puedes facturar como particular sin darte de alta de autónomos si…

1. Va a ser algo puntual: no va a ser tu medio de vida. Lo vas a compaginar con otra actividad que sí sea tu actividad principal y no vas a hacerlo de manera repetida en el tiempo. Por ejemplo, estás en el área de administración de una empresa energética en plantilla y te ha salido la oportunidad de programar un e-commerce como proyecto puntual, facturando una vez para conseguir un ingreso extra y ocasional. Si vas a facturar por mantenerlo mes a mes, esto se consideraría una actividad habitual
2. Los ingresos que vas a percibir no superarán el Salario Mínimo Interprofesional (SMI). El SMI en 2020 es de 950 euros brutos al mes (31,66 euros brutos al día). Si haces facturas con la misma cantidad por debajo del SMI, aunque sean pocas, se considerará también una actividad habitual y recurrente
3. Respetas las obligaciones con la Agencia Tributaria.

A pesar de cumplir con los requisitos, en el momento en el que te des de alta en la Agencia Tributaria, podrías recibir una notificación de la Tesorería de la Seguridad Social ‘preguntándote’ por qué no estás dado de alta como autónomo. Si esto sucede, tendrás que probar/acreditar que la respuesta a una de las cuatro preguntas que hemos indicado antes es ‘no’.

Facturar hasta 3.000 € sin ser autónomo: el falso mito

Existe la leyenda urbana de que se puede facturar sin ser autónomo hasta 3.000 euros por año. Por debajo de esa cantidad tus facturas pueden pasar desapercibidas ante la Agencia Tributaria, porque si no llegas a ese importe no existe obligación de completar el impreso fiscal para empresas y profesionales, en el que se indica que has mantenido relaciones comerciales por un importe superior a estos 3.000 euros. Es una forma de saltarse la ley que puede tener consecuencias.

Si durante un año has realizado operaciones con una misma persona o empresa por un valor superior a 3.005,6 euros brutos, es obligatorio informar a la Agencia Tributaria a través de la Declaración de operaciones con terceras personas (Modelo 347).

¿Cómo hacer una factura sin ser autónomo? 

1. Date de alta en la Agencia Tributaria. El alta en la Agencia Tributaria no tiene coste y puedes realizarla para empezar a realizar facturas sin ser autónomo. Debes rellenar los Modelos 036 y 037 (Censo de empresarios, profesionales y retenedores – Declaración censal de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada). El Modelo 036 es para darse de alta y el Modelo 037 es para darse de baja tras facturar y cumplir con tus obligaciones fiscales derivadas de este trabajo por cuenta propia, no habitual y con ingresos inferiores al salario mínimo
2. Facturar sin ser autónomo no te exime de obligaciones tributarias: tendrás que declarar los impuestos de las facturas que emitas (IVA e IRPF). Piensa que las empresas para las que factures van a declarar sus operaciones: si tú no lo haces, la Agencia Tributaria lo sabrá.
   • Para declarar el IVA tendrás que presentar en la Agencia Tributaria el Modelo 303 IVA Autoliquidación y el Modelo 390 IVA Declaración Resumen Anual
   • Para la liquidación del IRPF tienes que presentar el Modelo 130 IRPF Empresarios y profesionales en Estimación Directa – Pago fraccionado de forma trimestral.

Datos obligatorios en tus facturas

• Numeración de la factura: numera las facturas forma correlativa, ni repitas ni te saltes un número de la serie
• Fecha de emisión de la factura: para tener en cuenta en qué período de tiempo hay que liquidar impuestos. Además, poner una fecha de factura te sirve para poder añadir una fecha de pago o vencimiento
• Datos fiscales de quien emite la factura (tus datos) y de quien la recibe (tu cliente): 
  • Como emisor: tu nombre completo, tu número de N.I.F. (el número de D.N.I. con la letra), tu dirección completa y tus datos de contacto (por ejemplo, teléfono o e-mail)
  • Datos del receptor: nombre de la empresa o del cliente, su C.I.F. si es una empresa o su N.I.F. si es un particular, dirección completa
• Descripción o concepto de la factura: la razón por la que emites la factura. Por ejemplo: venta de 12 gorros de lana, precio XX,XX €, cantidad de producto, el importe total resultante de multiplicar el precio unitario de cada gorro de lana por la cantidad de gorros de lana que vendas. Esto será la base imponible de tu factura
• Impuestos que genera la transacción: casi todas las actividades económicas generan efectos fiscales, así que deberás calcular el IVA y añadirlo a la base. Si vendes servicios, también tendrás que hacer retenciones del IRPF en tus facturas cuando tu cliente sea otra empresa. Lo habitual es aplicar un 21 % de IVA y un 15 % de IRPF, pero tienes que informarte de los porcentajes en función de la actividad en la que te vayas a dar de alta y los productos o servicios que ofrezcas.

Así, el importe total de tu factura saldrá de la siguiente fórmula:

Base imponible + IVA – IRPF

Y para que realmente cuentes con esos ingresos extra, asegúrate de cobrar tus facturas: en Bulldoc puedes proteger una única factura por muy poco, y asegurar tu ingreso extra.

¿Qué ocurre si facturas sin ser autónomo y no cumples los requisitos?

El riesgo de sanción existe y las multas podrían llegar a ser más caras que haberte dado de alta de autónomo. Para Inspección de Trabajo están en el mismo caso quien da clases de yoga los fines de semana o quien se dedica cuarenta horas a la semana en su tienda de comestibles. Dar clases de yoga puede dar pocos ingresos, pero las dos actividades, aunque con periodicidad diferente, se dan de forma continuada en el tiempo.

Si no cumples los requisitos para poder facturar sin pagar la cuota de autónomos e Inspección de Trabajo lo descubre, puedes acabar pagando las cuotas mensuales de autónomo desde que te diste de alta en la Agencia Tributaria, con un recargo de un 20 % y sin opción a acogerte a bonificaciones o a la tarifa plana en la cuota de autónomos.

Si estás cobrando el subsidio por desempleo no podrás facturar de ninguna manera. Perderás el derecho a la prestación. 

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Es una de las pesadilla de autónomos y pymes. Una cuenta incobrable, además de alterar las finanzas de tu negocio, es un problema ante el que hay que tomar medidas preventivas, como hacer una provisión de cuentas, acudir a especialistas en reclamación de impagos o contar con las pólizas adecuadas.

¿Qué es una cuenta incobrable?

Una cuenta incobrable es un pago no recibido de una factura en la que extendiste un crédito al cliente por la venta de tus productos o servicios. No siempre cobrarás tu trabajo o tus productos al contado o en efectivo, y es habitual establecer plazos de pago para que tus clientes puedan pagar tus facturas.

Nos encontramos ante una incobrable cuando tu negocio ya ha empleado todos los ‘cartuchos’ para recuperar la deuda pero no se han obtenido resultados por un plazo de 180 días. Estos ‘cartuchos’ son principalmente, las vías de reclamación y la negociación extrajudicial con la empresa deudora. Hasta entonces el incobrable se consideraba una deuda activa, dentro de su plazo establecido para su cancelación. Ahora es una deuda morosa y en tu contabilidad se va a reflejar como pérdidas, a todos los efectos fiscales.

Pero no está todo perdido: en Bulldoc te ayudamos a recuperar tu dinero por la vía judicial y a que tus clientes cumplan sin perder tiempo y dinero.

El perjuicio de las cuentas incobrables

Cuando una cuenta se considera incobrable, como su nombre indica, es porque no esperas que la deuda se satisfaga. Al dejar de calificarse como un activo, debes darla de baja de tus cuentas como tal. Es una pérdida de activos y una disminución en tus ingresos. Por ello, tienes que registrarla como un gasto de cuentas incobrables.

Las cuentas incobrables son también perjudiciales porque además de tener que hacer todos estos ajustes en tu contabilidad, pierdes energías buscando cómo minimizar la carga tributaria según las leyes y normas vigentes. Por ejemplo, cómo recuperar el IVA de las facturas impagadas.

Aunque de todo lo malo se aprende: te harán estimar una provisión para suplir las cuentas incobrables de un ejercicio. Lo importante será reconocer esta pérdida en tus estados financieros y prever que siempre va a ocurrir, en mayor o menor magnitud.

¿Cómo calcular la provisión o reserva para cuentas de cobro dudoso?

Existen tres métodos:

1. Cancelación directa: las cuentas incobrables son de poca cantidad y liquidas ese saldo directamente. No es un método del que se pueda abusar porque genera incongruencias entre los gastos y los ingresos del período al cual corresponden las cuentas
2. Cálculo: parte de clasificar tus cuentas según su antigüedad y analizarlas para determinar un porcentaje estimado de cuentas incobrables. Este método tampoco opone la pérdida por incobrable al ingreso que la produjo, ni te permite determinar un porcentaje realista de incobrables para cada año según tus ingresos
3. Estimación: la provisión para cuentas de cobro dudoso se estima sobre la base de un determinado porcentaje de las cuentas por cobrar vigentes. Aunque tampoco se ajusta al concepto de oponer gastos e ingresos, se considera el más eficiente porque te permite determinar el dinero a reservar para incobrables en el año en curso. 

Veámoslo con un ejemplo: al preparar los estados financieros de la semana, tu experiencia pasada te indica que el 0,5 % de tus facturas nunca llegarás a cobrarlas. Entonces, puedes usar un método de porcentaje de las ventas a crédito, para que tu negocio cargue automáticamente el 0,5 % de las ventas a crédito de cada semana en los gastos de cuentas incobrables, acreditándolo en la provisión para cuentas dudosas. En la semana actual vas a vender a crédito 10.000 €: lo que tienes que hacer es calcular el gasto por deudas incobrables de esas ventas (para este ejemplo, 50 €) y registrar la entrada:

Maneras de evitar cuentas incobrables

• Evalúa la solvencia de tus cliente y establece límites de crédito apropiados
• Elabora términos y condiciones de pago claras, y exponlas en tu web, en tus presupuestos y facturas, y sé estricto con ellos
• Envía tus facturas puntualmente y empieza a perseguir los pagos días antes de que vayan a vencer
• Habla con tu cliente cuando se retrase en el pago e intenta resolver cualquier disputa lo antes posible, estableciendo criterios de disputa de facturación
• No extiendas créditos a los clientes que aún no te han pagado
• Impón cargos por pagos atrasados
• Ofrece descuentos a los clientes que pagan a tiempo
• Implementa otros procedimientos de cobro de deudas para gestionar las cuentas impagadas, como el seguro de protección jurídica de Bulldoc para profesionales y pymes.

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La evaluación de proveedores es una medida cada vez más habitual en empresas que quieren optimizar sus gastos y evitar trabajar con miedo a qué puede fallar durante y al final de una entrega. Conocer y clasificar el funcionamiento de cada proveedor con el que tengas relación te proporcionará criterios objetivos para tomar decisiones.

Paso 1: criterios de selección de proveedores

Al analizar a tus proveedores quieres conseguir información objetiva para diagnosticar sus fortalezas y debilidades, su desempeño y competitividad en base a aspectos como:

• Precios que ofrecen: coste, facturación, ofertas, etc.
• Calidad del suministro o servicio: que llegue a tus manos lo que has contratado, en relación con el precio
• Respeto a los plazos de entrega: puntualidad
• Flexibilidad: capacidad de respuesta para adaptarse a tus necesidades o peticiones
• Prestigio y trayectoria en el mercado: para evaluar el nivel de servicio, y cómo responden a errores y problemas
• Localización y tamaño.

Paso 2: elabora un convenio o contrato de confidencialidad

Al gestionar un contrato es posible que el proveedor y tú estéis revelándoos información sensible. Para proteger a ambas partes de forma recíproca, te recomendamos firmar un contrato de confidencialidad. Esta formalidad hará que el proceso de contratación sea más transparente y pondrá las bases de una relación de confianza. ¿Qué aspectos tendría que incluir este tipo de contrato?

• Qué información puede ser y no puede ser divulgada
• Titularidad de la información
• Propósito del tratamiento de la información confidencial
• Período en el que se mantendrá la confidencialidad
• Departamentos, personas o aspectos de cada empresa a las que afecta este acuerdo.

Paso 3: investiga la oferta disponible en el mercado

Elabora una lista extensa de proveedores a los que te gustaría considerar. Puedes utilizar Internet como fuente de búsqueda y visitar sus webs para evaluarlos. 

Si ya tienes claro qué proveedores quieres contratar, puedes saltarte este paso e ir directamente al paso 4.

Paso 4: elabora tu lista de proveedores

Se trata de hacer una selección preliminar, una lista corta de proveedores. Hazlo como si partieras de los pros y los contras, para eliminar alternativas que no tengan posibilidades de cubrir las necesidades de tu negocio.

Paso 5: piensa qué quieres encontrar en una propuesta de tu proveedor

De esta manera podrás evaluar si tu proveedor tiene los conocimientos y la experiencia que buscas para resolver tus problemas o acompañarte en tus oportunidades de negocio. Preséntate a los proveedores de tu lista corta con un documento en el que le pongas en contexto:

• Descripción de tu empresa
• Antecedentes del proyecto para el que solicitas proveedor
• Problema u oportunidad a resolver
• Requerimientos, de forma detallada
• Condiciones contractuales.

Ten en cuenta que para prepararte una buena propuesta el proveedor necesitará tiempo: ese tiempo es directamente proporcional a la complejidad del problema que le planteas.

Paso 6: evalúa las propuestas de tus proveedores

Recupera los criterios de selección del paso 1 y las propuestas que te hayan enviado los proveedores de tu lista. Es el momento de puntuar a tus proveedores. El que reciba la calificación más alta en tu evaluación deberá ser el que mejor cumpla con tus necesidades.

Pero, por si acaso, no descartes a los que han quedado en segunda y tercera posición: puede que el proveedor ‘ganador’ no pueda colaborar contigo en las condiciones y plazos que necesites en un momento concreto.

Paso 7: decídete y negocia el contrato

Todo lo que has evaluado te permitirá saber si es posible alinear los objetivos estratégicos de tu empresa con los objetivos e intereses de tus proveedores. Podrás así crear relaciones beneficiosas para ambas partes a medio o largo plazo y confiar en entregas de calidad, oportunas y libres de defectos. Ahogar a tus proveedores con condiciones y precios imposibles irá en tu contra.

Y esta evaluación es algo que no tendrías que hacer solo antes de contratar a un proveedor, sino de manera recurrente a lo largo de vuestra relación. 

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Condiciones para iniciar un juicio monitorio

Cómo hemos dicho, el juicio monitorio presenta algunas particularidades que lo hacen más rápido en plazos y menos oneroso que el juicio ordinario o verbal. No obstante, para iniciar este tipo de juicio deben darse una serie de condiciones: 

• Que la deuda haya vencido. Es decir, que se haya cumplido el plazo en el que se suponía que debía abonarse.
• La deuda debe ser dineraria. Es decir, a través de un juicio monitorio no se puede reclamar la no entrega de una mercancía, por ejemplo. 
• Deuda documentada. A través de facturas, albaranes, documentos firmados por el deudor, comunicaciones realizadas informando de la deuda como correos electrónicos…

Características del juicio monitorio: más barato

El juicio monitorio es un procedimiento que sirve exclusivamente para reclamar el pago de una deuda. Una de las grandes diferencias con los juicios ordinarios reside en los costes.

• El procedimiento puede iniciarse sin intervención de un abogado y un procurador para interponer la demanda. Este punto, evidentemente, propicia que el juicio monitorio sea más económico que el ordinario, ya que permite ahorrarse los honorarios de ambos profesionales. 
• Las personas físicas están exentas del pago de tasas judiciales en el proceso monitorio. 
• Las personas jurídicas están exentas del pago de tasas judiciales en el proceso monitorio si la cuantía reclamada no supera los 2.000€. En caso de que el importe sea superior.
• Exención del pago de tasas judiciales en los casos que la cuantía demandada sea inferior a los 2.000 euros. Si es superior, debe abonarse una cantidad fija de 100 euros y una cantidad variable del 0,5% en caso de que la deuda reclamada sea inferior a 1 millón de euros y del 0,25% si la deuda reclamada es superior a esta cantidad. 

Características del juicio monitorio: más rápido

Una vez presentada la demanda y la documentación pertinente, el juzgado analiza si es competente para el procedimiento. Si lo es, el juez reclamará al demandado que pague la deuda en un plazo de máximo 20 días hábiles. Tras este requerimiento, el demandado tiene tres posibles vías de actuación: 

• Pagar en el plazo establecido. Esto provocará que las actuaciones judiciales se archiven. 
• No hacer nada. Esto equivale a reconocer la deuda, por lo que posteriormente se ejecutará su importe, lo que puede acarrear el embargo de bienes del deudor. 
• Contestar en un plazo de 20 días oponiéndose a la demanda por escrito. 

La oposición al procedimiento monitorio

En caso de que el demandado no reconozca la deuda, tiene la opción de oponerse al proceso monitorio. En estos casos el juicio monitorio se da por finalizado y se siguen los siguientes pasos: 

• Si la cuantía requerida no supera los 6.000 euros se inician los trámites para dar comienzo al juicio verbal.
• Si la cuantía requerida supera los 6.000 euros se inician los trámites para dar comienzo al juicio ordinario.
• Se da traslado del escrito de oposición al demandante para que, en el plazo de 10 días, pueda impugnarlo.

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Es un hecho que en épocas de crisis económica aumentan los impagos a todos los niveles (alquileres de locales y de vivienda, morosidad bancaria, deudas comerciales…). A nivel empresarial, esto se traduce en mayores dificultades a la hora de cobrar las facturas, retrasos en los pagos de los clientes y, en el peor de los casos, deudas que no se cobran. Cuando se produce esta desagradable situación, la alternativa más recomendable -por ser menos costosa y permitir que las relaciones comerciales se deterioren lo menos posible con el deudor- es solucionar el conflicto amistosamente. Sin embargo, esta opción no siempre es posible, y, cuando esto sucede, una de las pocas opciones al alcance de las empresas es recurrir a la vía judicial.

Llegados a este extremo, ¿Cuáles son los pasos a seguir para cobrar una deuda impagada? Veamos algunos de los principales aspectos a tener en cuenta y cómo se puede proceder.

Valorar si existe una posibilidad real de cobrar la deuda

Antes de iniciar el proceso judicial para cobrar la deuda deberíamos tener información fiable acerca de cuál es la situación financiera y patrimonial del deudor. En cuanto a la segunda, se puede acudir al Registro de la Propiedad para pedir una nota de localización de bienes. Gracias a este documento podremos conocer con mayor exactitud cuáles son las propiedades inscritas a nombre del deduor, de esta forma, sabremos si dispone de patrimonio suficiente para ser embargado y satisfacer la deuda.

Documentar exhaustivamente de la deuda

Para tener una base sólida que maximice las posibilidades de éxito en la demanda judicial, es esencial haber realizado una documentación minuciosa de la deuda. Facturas, hojas de pedido, albaranes firmados, órdenes de compra… son los documentos que nos ayudarán a demostrar el impago. De la misma forma, también se deben archivar las comunicaciones que se han producido con el deudor acerca de las facturas no abonadas. De este modo, se podrá demostrar en sede judicial que el deudor era conocedor de la situación y le será más complicado eludir su responsabilidad.

La gran importancia de los albaranes

Aunque los albaranes no son obligatorios, disponer de ellos supondrá una gran ayuda a la hora de reclamar una deuda judicialmente. Si este tipo de documento especifica el lugar y la fecha de entrega del producto, la cantidad de mercancía transmitida o el tipo de servicio prestado, será una prueba difícil de refutar durante el proceso judicial.

Un pequeño alivio: recuperar el IVA

Si tú, como profesional autónomo, o tu empresa ha sufrido impagos, tienes derecho a recuperar el IVA que has liquidado pero no has podido cobrar. Según la propia agencia tributaria, estos son los requisitos que deben cumplirse para reclamar el IVA a Hacienda:

• Que haya transcurrido al menos un año desde el devengo del impuesto y no haya sido posible el cobro de la deuda. En el caso de autónomos y pymes cuya facturación sea inferior a los 6 millones de euros anuales pueden iniciar antes este proceso, a los seis meses.
• Que el impago haya quedado reflejado en el libro de registros exigido para este impuesto.
• Que la empresa o profesional acreedor ya haya reclamado la deuda por la vía judicial o mediante requerimiento notarial la deuda.

Las costas judiciales: arma de doble filo

Si decidimos acudir a los tribunales, cada parte deberá pagar los gastos que se generen de su defensa. No obstante, cuando el juez emita su sentencia, es muy probable que también se pronuncie acerca de quién deberá asumir las costas procesales. Esto significa que el ganador del juicio recuperará el dinero -todo o parte- que haya invertido en su defensa y el perdedor será el encargado de asumir este gasto. En otras palabras, si el acreedor gana el juicio recuperará su deuda -siempre que la sentencia pueda ejecutarse- y recuperará el dinero que ha invertido en su defensa. Por el contrario, si la demanda se desestima, probablemente no solamente no ingresará las facturas impagadas, sino que también habrá perdido el dinero que ha gastado en su defensa y deberá pagar las costas judiciales del demandado.

Precauciones para evitar imprevistos

Muchos impagos son imposibles de prever. Un muy buen ejemplo lo hemos vivido recientemente con la pandemia del coronavirus. El desplome de la actividad económica ha golpeado de lleno a muchas empresas que, de repente, han visto como les es imposible hacer frente a sus compromisos de pago. Sin embargo -catástrofes mundiales a parte- muchos impagos sí pueden preverse y prevenirse con una investigación diligente de las empresas con las que estableceremos acuerdos comerciales. Para un extra de seguridad también pueden contratarse distintos productos y servicios que permiten reducir el riesgo de que se produczca un impago:

• Factoring sin recurso: Una entidad financiera te adelanta la factura y asume los posibles impagos.
• Confirming sin recurso: Una entidad financiera contratada por tu cliente te adelanta las facturas y asume los posibles impagos.
• Asegurar contratos: Una póliza cubre los posibles costes de reclamar judicialmente un impago.
• Seguro de crédito: Una compañía aseguradora verifica la solvencia del cliente, se encarga de la reclamación en caso de impago y, si se dictamina que la deuda es incobrable, procede a indemnizar al tomador del seguro.

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El resultado de esta situación es que muchas compañías y trabajadores por cuenta propia se encuentran con grandes dificultades a la hora de cobrar en unos plazos razonables las facturas que todavía se les adeudan.

Además, si la morosidad se extiende entre una parte significativa del tejido empresarial, puede provocar un círculo vicioso en el que las compañías que no cumplen sus obligaciones de pago arrastran a su vez a sus proveedores. Tal y como revela un estudio llevado a cabo por la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PmcM), las empresas españolas tienen pendientes de cobrar facturas por valor de 136.000 millones de euros.

Según el informe elaborado por esta entidad, el 61,2% de las compañías consideran que la escasa liquidez será uno de sus principales problemas durante los próximos meses, y un 10% incluso ve en peligro su viabilidad debido a la morosidad de sus clientes.

El perjuicio de no cobrar a tiempo una factura puede compensarse, en parte, con el cobro de intereses de demora. Veamos qué es, cuándo se aplica y cómo se calcula este recargo.

Intereses de demora: ¿Qué son?

El interés de demora, de mora o moratorio es la indemnización que debe pagar un deudor por no cumplir con los plazos de pago establecidos. Este recargo está regulado por el Código Civil.

Si la obligación consistiere en el pago de una cantidad de dinero, y el deudor incurriere en mora, la indemnización de daños y perjuicios, no habiendo pacto en contrario, consistirá en el pago de los intereses convenidos, y a falta de convenio, en el interés legal”, artículo 1.108 del Código Civil.

La posibilidad de que una compañía pueda cobrar intereses de demora a su deudor depende de diferentes factores y supuestos. Veámoslos:

• Que la deuda haya vencido y, consecuentemente, no se hayan cumplido los plazos de pago establecidos.
• El contrato estipule que el incumplimiento de los pagos supondrá el devengo de intereses.
• Que la deuda sea dineraria. En caso contrario no es posible que se generen intereses.
• Que no se haya pactado previamente que una eventual deuda NO produciría intereses.

¿Qué sucede si no se ha estipulado ningún interés moratorio en el contrato?

En caso de que en el contrato no exista ninguna referencia expresa al interés de demora, se aplicará el interés legal del dinero más un recargo de 25% (ver cuadro superior). Ahora bien, cuando no se ha pactado nada por escrito, el interés moratorio tan solo comenzará a acumularse una vez se le haya reclamado la deuda al deudor, ya sea por vía judicial o extrajudicial. En los casos extrajudiciales, es imprescindible que la notificación se realice de forma fehaciente, por ese motivo la herramienta más habitual para realizar la comunicación es el burofax.

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Pasos a seguir para cobrar judicialmente una deuda comercial Coste y plazos de un juicio monitorio Cuentas incobrables: qué son y qué hacer con ellas 4 soluciones para asegurarte el cobro de una factura

La falta de ingresos prácticamente absoluta durante los dos meses que duró el confinamiento, las restricciones que hacen que muchas empresas todavía no puedan retomar al 100% su actividad y el descenso del consumo de los hogares están poniendo en apuros la viabilidad de muchas compañías -especialmente las pymes-, que ven la falta de liquidez como uno de sus principales problemas.

Las tensiones de tesorería pueden provocar impagos en las facturas y, llegados a este punto, se corre el riesgo de entrar en un espiral de morosidad que tiene un alto potencial destructivo para las empresas y los trabajadores por cuenta propia. La situación es grave y así lo percibe el mundo empresarial. Hasta un 10% de las pymes consideran que están en riesgo de tener que echar el cierre debido a la elevada morosidad. Así lo indica un estudio de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMCM)que preside Antoni Cañete.

En total, las pymes españolas tienen facturas pendientes de cobrar por valor de 136.000 millones de euros . Un agujero que provoca que el 61,2% de las compañías identifiquen la falta de liquidez como uno de los principales problemas a los que deberán hacer frente en los próximos meses.

En un contexto en el que la actividad económica es mucho menor y encontrar nuevos clientes se ha convertido en una tarea muy compleja, una de las principales preocupaciones de las empresas y los autónomos es, al menos, cobrar las facturas en los plazos estipulados. En este sentido, existen diferentes recursos que te permitirán asegurar el cobro de las deudas comerciales. Veámoslos:

Pólizas contra los impagos: Los seguros de crédito

Los seguros de crédito son comercializados por las compañías aseguradoras. Su principal objetivo es que el tomador del seguro pueda despreocuparse de los impagos comerciales. Para conseguirlo, la mayoría de seguros de crédito ofrecen tres servicios:

• Verificación de solvencia. La aseguradora comprueba la solvencia del potencial cliente del tomador del seguro. Evalúa el riesgo de establecer una relación comercial con dicha empresa a través de un análisis de su situación financiera y de su historial pagador.
• Reclamación de los impagos. En el caso de que el cliente incumpla los plazos de pago, es la compañía aseguradora la que pasa a gestionar los trámites relacionados con la reclamación de la deuda. El simple hecho de que sea la compañía de seguros -la mayoría de las cuales cuentan con departamentos legales especializados en estos asuntos- la encargada de cobrar la deuda ya suele tener un efecto acelerador en el pago de la factura.
• Indemnización en última instancia. Cuando el impago ya es un hecho y las posibilidades de cobrar no existen o son mínimas -en caso de bancarrota o concurso de acreedores, por ejemplo-, la aseguradora compensa al tomador del seguro por la factura impagada.

Adelantar facturas con el Factoring

Otra opción muy extendida para protegerse frente a eventuales impagos de facturas es el Factoring, un recurso que se puede contratar a través de las entidades financieras. El factoring consiste en el adelanto del cobro de una factura por parte de un banco que, a su vez, pasa a ser el encargado de cobrar la deuda comercial. El objetivo de esta operación normalmente es el de conseguir circulante a cambio del pago de una comisión. No obstante, si el servicio contratado es el de factoring sin recurso, la compañía también obtendrá una protección frente a impagos, ya que es la entidad financiera la que corre ese riesgo, mientras que el dinero adelantado está asegurado.

Seguro para contratos y acuerdos comerciales

Una alternativa para minimizar los efectos negativos que puede tener el impago de facturas en las cuentas de una empresa es asegurar los contratos con un tercero. Este procedimiento permite que, en caso de que un cliente no abonara la factura en los plazos establecidos, la compañía tomadora del seguro puede iniciar los procedimientos de reclamación de la misma sin preocuparse de los costes asociados. Actualmente la única empresa española que ofrece este servicio es Bulldoc a través de una póliza que sufraga los gastos de una demanda -tanto si es amistosa como judicial- de una factura impagada. Esta solución está pensada tanto para pymes como para profesionales freelance o autónomos.

Selección de clientes con Confirming

Es una solución financiera que guarda un cierto parecido con el Factoring, solo que su funcionamiento es a la inversa. A través del confirming, el banco se encarga de gestionar y anticipar los pagos de su clientes a sus proveedores. Esto implica que el proveedor -bien una empresa o un trabajador autónomo- consigue financiación a través del adelanto de las facturas a cambio de una comisión. En el caso del confirming sin recurso el proveedor también se protege frente a impagos.

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