La evaluación de proveedores es una medida cada vez más habitual en empresas que quieren optimizar sus gastos y evitar trabajar con miedo a qué puede fallar durante y al final de una entrega. Conocer y clasificar el funcionamiento de cada proveedor con el que tengas relación te proporcionará criterios objetivos para tomar decisiones.
Paso 1: criterios de selección de proveedores
Al analizar a tus proveedores quieres conseguir información objetiva para diagnosticar sus fortalezas y debilidades, su desempeño y competitividad en base a aspectos como:
- Precios que ofrecen: coste, facturación, ofertas, etc.
- Calidad del suministro o servicio: que llegue a tus manos lo que has contratado, en relación con el precio
- Respeto a los plazos de entrega: puntualidad
- Flexibilidad: capacidad de respuesta para adaptarse a tus necesidades o peticiones
- Prestigio y trayectoria en el mercado: para evaluar el nivel de servicio, y cómo responden a errores y problemas
- Localización y tamaño.
Fuente: Incontec
Paso 2: elabora un convenio o contrato de confidencialidad
Al gestionar un contrato es posible que el proveedor y tú estéis revelándoos información sensible. Para proteger a ambas partes de forma recíproca, te recomendamos firmar un contrato de confidencialidad. Esta formalidad hará que el proceso de contratación sea más transparente y pondrá las bases de una relación de confianza. ¿Qué aspectos tendría que incluir este tipo de contrato?
- Qué información puede ser y no puede ser divulgada
- Titularidad de la información
- Propósito del tratamiento de la información confidencial
- Período en el que se mantendrá la confidencialidad
- Departamentos, personas o aspectos de cada empresa a las que afecta este acuerdo.
Paso 3: investiga la oferta disponible en el mercado
Elabora una lista extensa de proveedores a los que te gustaría considerar. Puedes utilizar Internet como fuente de búsqueda y visitar sus webs para evaluarlos.
Si ya tienes claro qué proveedores quieres contratar, puedes saltarte este paso e ir directamente al paso 4.
Paso 4: elabora tu lista de proveedores
Se trata de hacer una selección preliminar, una lista corta de proveedores. Hazlo como si partieras de los pros y los contras, para eliminar alternativas que no tengan posibilidades de cubrir las necesidades de tu negocio.
Paso 5: piensa qué quieres encontrar en una propuesta de tu proveedor
De esta manera podrás evaluar si tu proveedor tiene los conocimientos y la experiencia que buscas para resolver tus problemas o acompañarte en tus oportunidades de negocio. Preséntate a los proveedores de tu lista corta con un documento en el que le pongas en contexto:
- Descripción de tu empresa
- Antecedentes del proyecto para el que solicitas proveedor
- Problema u oportunidad a resolver
- Requerimientos, de forma detallada
- Condiciones contractuales.
Ten en cuenta que para prepararte una buena propuesta el proveedor necesitará tiempo: ese tiempo es directamente proporcional a la complejidad del problema que le planteas.
Paso 6: evalúa las propuestas de tus proveedores
Recupera los criterios de selección del paso 1 y las propuestas que te hayan enviado los proveedores de tu lista. Es el momento de puntuar a tus proveedores. El que reciba la calificación más alta en tu evaluación deberá ser el que mejor cumpla con tus necesidades.
Pero, por si acaso, no descartes a los que han quedado en segunda y tercera posición: puede que el proveedor ‘ganador’ no pueda colaborar contigo en las condiciones y plazos que necesites en un momento concreto.
Paso 7: decídete y negocia el contrato
Todo lo que has evaluado te permitirá saber si es posible alinear los objetivos estratégicos de tu empresa con los objetivos e intereses de tus proveedores. Podrás así crear relaciones beneficiosas para ambas partes a medio o largo plazo y confiar en entregas de calidad, oportunas y libres de defectos. Ahogar a tus proveedores con condiciones y precios imposibles irá en tu contra.
Y esta evaluación es algo que no tendrías que hacer solo antes de contratar a un proveedor, sino de manera recurrente a lo largo de vuestra relación.
